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Verfahren

Verfahrensweise bei der Ausstellung von Apostillen und Beglaubigungen

Das Regierungspräsidium Darmstadt beglaubigt grundsätzlich alle in ihrem Zuständigkeitsbereich ausgestellten öffentlichen Urkunden, die für den Gebrauch im Ausland bestimmt sind, sofern die Zuständigkeit nicht anders gegeben ist.

Wir beglaubigen folgende Urkunden zur Vorlage im Ausland:

Urkunden, die von Gemeinde-, Stadt- und Kreisverwaltungen aber auch z. B. von den Industrie- und Handelskammern, Gesundheitsämtern oder Veterinärämtern im Regierungsbezirk Darmstadt ausgestellt wurden. Insbesondere:

• Personenstandsurkunden, d. h. Urkunden, die von einem Standesamt ausgestellt wurden
z. B. Geburts-, Abstammungs-, Heirats- und Sterbeurkunden, Familienbücher, Ehefähigkeitszeugnisse sowie Bescheinigungen über Namensänderung oder –führung.

Es gibt viele Länder, die großen Wert darauf legen, dass diese Urkunden nicht älter als 6 Monate oder 1 Jahr sind. Ältere Urkunden lassen Sie bitte beim zuständigen Standesamt neu ausstellen. Evtl. benötigen Sie für die Urkunde eine Vorbeglaubigung von der zuständigen Stelle beim Landkreis – bitte sprechen Sie die Standesbeamtin / den Standesbeamten darauf an.

• Melde-, Aufenthalts- und Ledigkeitsbescheinigungen. Die Bescheinigungen werden von der für Sie zuständigen Meldestelle (Einwohnermeldeamt/Bürgerbüro) ausgestellt. Hier benötigen Sie eine Vorbeglaubigung. Bitte sprechen Sie die Sachbearbeiterin / den Sachbearbeiter der Meldestelle darauf an.

• Hochschulabschlüsse und Schulzeugnisse (unabhängig vom Ausstellungsdatum). Schulzeugnisse müssen jedoch durch das zuständige Staatliche Schulamt und Hochschulabschlüsse durch eine bei der Hochschule beauftragte Person „vorbeglaubigt“ werden (Näheres erfragen Sie bitte beim zuständigen Staatlichen Schulamt bzw. der Hochschule oder telefonisch oder per Email bei uns).

• Prüfungszeugnisse der Industrie- und Handelskammer und der Handwerkskammer. Auch hier gibt es beauftragte Personen für die Vorbeglaubigung (Näheres erfragen Sie bitte bei der IHK / Handwerkskammer oder telefonisch oder per Email bei uns).

• Urkunden, die von Finanzämtern im Regierungsbezirk Darmstadt ausgestellt wurden und im Ausland Verwendung finden sollen.

• Einbürgerungszusicherungen und Einbürgerungsurkunden

• Urkunden, die im Rahmen einer Auslandsadoption benötigt werden. Bitte rufen Sie uns nach 14 Uhr an um die Vorgehensweise zu besprechen. Sie benötigen evtl. Vorbeglaubigungen. Für umfangreiche Beglaubigungen im Rahmen einer Adoption vereinbaren Sie bitte telefonisch einen Termin für nachmittags.

• Adoptionsbefürwortungen, Sozialberichte u. a. Urkunden der Jugendämter, die im Rahmen einer Auslandsadoption benötigt werden. (Diese Urkunden werden uns direkt vom Jugendamt vorgelegt).

• Vom Gesundheitsamt „vorbeglaubigte“ ärztliche Bescheinigungen.

• Zertifikate, GMP-Bestätigungen

Dabei wird die Echtheit der Unterschrift, die Eigenschaft in welcher der Unterzeichner gehandelt hat und gegebenenfalls die Echtheit des Siegels oder Stempels, mit dem die Urkunde versehen ist, bestätigt.

Nicht beglaubigt werden vom Regierungspräsidium Darmstadt:

• Alle Urkunden die außerhalb des örtlichen Zuständigkeitsbereiches des Regierungspräsidiums Darmstadt ausgestellt sind. Innerhalb Hessens sind dafür folgende Regierungspräsidien für den eigenen Regierungsbezirk zuständig:

Regierungspräsidium Gießen
Dezernat 21
35538 Gießen
Tel.: 0641 / 303 – 2202

Regierungspräsidium Kassel
Dezernat 15.1
34112 Kassel
Tel.: 0561 / 106 – 2614 oder – 2121

• Urkunden des Bundespatentgerichts und des Deutschen Patentamts; zuständig ist hier der Präsident des Deutschen Patentamts in München

• Urkunden von Bundesbehörden sowie Auszüge aus dem Bundeszentralregister (Führungszeugnis); zuständig ist das
Bundesverwaltungsamt (BVA)
Referat II, B4
Eupener Str. 125
50933 Köln

• Handelspapiere; zuständig sind die Industrie- und Handelskammern

• Unterschriften für Privatpersonen und private Urkunden. Private Urkunden können nicht legalisiert werden. Wird jedoch eine Privaturkunde gem. § 129 BGB öffentlich beglaubigt, so stellt die Beglaubigung der Unterschrift unter der Urkunde durch einen Notar eine öffentliche Urkunde dar

• Gerichtliche, staatsanwaltschaftliche und notarielle Urkunden wie z. B. Scheidungsurteile (zuständig ist das jeweilige Amts- oder Landgericht)

• Öffentliche Urkunden, die vom Ministerium für Justiz ausgestellt wurden (das Ministerium stellt die Beglaubigung selbst aus)

• Übersetzungen (wenden Sie sich bitte an das Landgericht, bei dem Ihr Übersetzer gemeldet ist)

Was ist zu beachten, wenn ich Urkunden fürs Ausland beglaubigen lassen muss?

• Die Urkunden müssen im Regierungsbezirk Darmstadt ausgestellt worden sein

• Die Urkunden müssen im Original vorgelegt werden und ihr Ausstellungsdatum soll nicht mehr als 6 Monate/ 1 Jahr zurück liegen. Weiterhin müssen die Urkunden mit der Unterschrift der/des befugten Sachbearbeiterin/-ers und sollten mit einem Dienstsiegel (d. h. dem „Wappenstempel“ der ausstellenden Behörde oder Körperschaft) oder einem Prägesiegel versehen sein.

• Beachten Sie genau, welche Angaben Sie gegenüber den ausländischen Behörden nachweisen müssen. Wenn sich z. B. Ihr Name durch die Eheschließung geändert hat, geht dies nicht immer aus der Heiratsurkunde hervor. Lassen Sie sich in solchen Fällen eine entsprechende Heiratsurkunde beim Standesamt ausstellen.


Im Zweifelsfall erkundigen Sie sich bei Ihrer zuständigen Auslandsvertretung in Deutschland bzw. direkt bei der ausländischen Behörde, welche Urkunden Sie zur Vorlage in diesem Land benötigen (genaue Bezeichnung!)

• Erkundigen Sie sich bitte vorab bei uns, ob Sie eine Vorbeglaubigung benötigen sofern dies in der obigen Auflistung für Sie nicht ersichtlich ist.


Kosten einer Beglaubigung

Die Gebühr für die Beglaubigung jeder Urkunde beträgt 18 Euro.
Sofern Sie die Beglaubigung per Post anfordern, erhalten Sie mit der beglaubigen Urkunde eine Rechnung und einen Überweisungsträger. Beachten Sie dabei bitte, dass für die Bearbeitung die Angabe Ihrer Anschrift und des Landes, für das Sie die Beglaubigung benötigen, zwingend erforderlich ist. Sofern Sie eine eilige Bearbeitung benötigen (Termin beim Konsulat o. ä.) geben Sie dies im Anschreiben gut ersichtlich an. Von telefonischen Anfragen nach dem Bearbeitungsstand bitten wir abzusehen.

Bitte schicken Sie uns kein Bargeld und keine Schecks.
Wenn Sie zur Beglaubigung persönlich hier vorsprechen wird die Gebühr sofort fällig.

Sofern Sie die beglaubigten Urkunden aus dem Ausland anfordern und wir diese nach Beglaubigung ins Ausland verschicken sollen, ist die Beglaubigungsgebühr vorab fällig. Teilen Sie uns bei Ihrer Anfrage Ihre Emailadresse mit, damit wir Ihnen vorab die Rechnung übermitteln können.

Gleiches gilt für die Beglaubigung von Staatsangehörigkeitsausweisen.

Das Team des Internationalen Urkundenverkehrs:

Frau Franke, Frau Krause, Frau Büchler

erreichen Sie:

Regierungspräsidium Darmstadt
Dezernat II 21
Internationaler Urkundenverkehr / Beglaubigungsstelle
Wilhelminenstr. 1 - 3
64283 Darmstadt

Tel.: 06151 / 12 – 5302
Wir empfehlen wegen Publikumsverkehr (am Vormittag) ab 14 Uhr anzurufen oder per Email anzufragen.

Fax: 06151 / 12 - 5926

E-Mail: Internationaler-Urkundenverkehr@rpda.hessen.de
Homepage: www.rp-darmstadt.hessen.de



Öffnungszeiten für Besucher der Beglaubigungsstelle

Mo - Fr von 8 - 12 Uhr ohne Termin
Von 13 – 15 Uhr bitten wir um Terminvereinbarung für umfangreiche Beglaubigungen.
Von 15 – 16:30 Uhr ist von Mo - Do die Entgegennahme Ihrer Dokumente möglich.


Für folgende Länder nimmt das Regierungspräsidium Darmstadt die Vorbeglaubigung vor:
Endbeglaubigung durch das Bundesverwaltungsamt Köln (Stand: 06.01.2016)

1. Königreich Bahrain
2. Volksrepublik Bangladesch
3. Union Myanmar (Birma)
4. Volksrepublik China
5. Republik Irak
6. Islamische Republik Iran (außer Hochschulzeugnisse)
7. Königreich Jordanien
8. Königreich Kambodscha
9. Staat Katar
10. Libanesische Republik (nur Urkunden aus dem Uni- bzw. Hochschulbereich)
11. Republik Mali
12. Mauretanien
13. Königreich Nepal
14. Republik Ruanda
15. Königreich Saudi-Arabien
16. Demokratische Republik Somalia
17. Republik Sudan
18. Arabische Republik Syrien
19. Taipeh-Handelsbüro, Visa-Abteilung (nur Urkunden aus dem Justizbereich)
20. Republik Togo

Art der Übersendung
Die Dokumente können dem Bundesverwaltungsamt per Post (einfacher Brief oder Einschreiben) zugesandt, per Boten- oder Kurierdienst überbracht oder persönlich abgegeben werden.

Postanschrift:
Bundesverwaltungsamt
Referat II B 4 - Beglaubigungen
50728 Köln

Besucher-/Kurieranschrift:
Bundesverwaltungsamt
Eupener Str. 125
50933 Köln (Braunsfeld

Kosten und Ablauf
Für jedes beglaubigte Dokument wird vom Bundesverwaltungsamt seit dem 02.01.2013 eine Gebühr in Höhe von 25,-- € erhoben. Die Zusendung der beglaubigten Dokumente erfolgt mit einem Gebührenbescheid per Nachnahme an die inländische Anschrift des Antragstellers. Bei Anträgen aus dem Ausland muss die inländische Anschrift eines Empfangsbevollmächtigten genannt werden, der die per Nachnahme verschickte Sendung bezahlt und entgegennimmt. Bei persönlichem Erscheinen/Entsendung eines Boten können die Dokumente in der Regel noch am selben Tag wieder mitgenommen werden, wenn die Gebühr vor Ort mit EC-Karte oder in bar beglichen wird.

Servicezeiten für Besucher
Montag, Mittwoch und Donnerstag von 9:00 Uhr bis 13:00 Uhr
Dienstag von 9:00 Uhr bis 16:30 Uhr
Freitag von 8:00 Uhr bis 13:00 Uhr

Ansprechpartner/-innen beim Bundesverwaltungsamt
Ansprechpartner stehen Ihnen Montag, Mittwoch und Donnerstag von 9:00 Uhr bis 13:00 Uhr, Dienstag von 9:00 Uhr bis 16:30 Uhr sowie Freitag von 8:00 Uhr bis 13:00 Uhr unter der zentralen Rufnummer 0228 / 99 358 – 4100 oder per E-Mail: beglaubigungen@bva.bund.de oder per Fax: 0228 / 99 358 – 2893 zur Verfügung.

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Ansprechpartner

Das Team des Internationalen Urkundenverkehrs:

Frau Franke, Frau Krause, Frau Büchler
Regierungspräsidium Darmstadt Wilhelminenstr. 1-3 (Wilhelminenhaus)
Dezernat II 21
Tel.: +49 (0)6151 12 5302
Fax.: +49 (0)6151 12 5926

E-Mail:
internationaler-urkundenverkehr@rpda.hessen.de

Wir empfehlen wegen Publikumsverkehr (am Vormittag) ab 14 Uhr anzurufen oder per Email anzufragen.

Bitte beachten Sie unbedingt die Informationen im Infoblatt zur Erforderlichkeit von Vorbeglaubigungen.

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