Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten nach § 8 Geldwäschegesetz (GwG): „Papierspur“

Die Strafverfolgungsbehörden können im Rahmen von Ermittlungen zu Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung zwingend auf Informationen angewiesen sein, die Verpflichtete des Geldwäschegesetzes im Zusammenhang mit Kundengeschäften erlangen. Daher müssen sie diese dokumentieren und aufbewahren.

Hierbei handelt es sich regelmäßig um

- Im Rahmen der Erfüllung der Sorgfaltspflichten erhobene Angaben und eingeholte Informationen

a. über Vertragspartner, gegebenenfalls über die für die Vertragspartner auftretenden Personen und wirtschaftlich Berechtigten

b. über Geschäftsbeziehungen und Transaktionen, insbesondere Transaktionsbelege

- Informationen im Zusammenhang mit der Risikobewertung der einzelnen Sachverhalte sowie die auf Grundlage dieser Ergebnisse ergriffenen Maßnahmen

- Ergebnisse der Untersuchung von vergleichsweise besonders

a. komplexen oder großen Transaktionen oder

b. ungewöhnlich ablaufenden Transaktionen oder

c. Transaktionen ohne offensichtlichen wirtschaftlichen oder rechtmäßigen Zweck

- Erwägungsgründe und nachvollziehbare Begründung des Bewertungsergebnisses eines Sachverhaltes in Bezug auf eine Verdachtsmeldepflicht nach § 43 Abs. 1 GwG.

Liegen bereits Identifizierungsdaten aus vorangegangenen Geschäften vor, und wird aus diesem Grund von einer erneuten Identifizierung abgesehen (Voraussetzungen: Siehe § 11 Abs. 3 GwG) sind dennoch der Name des zu Identifizierenden und der Umstand, dass die Person bei früherer Gelegenheit identifiziert worden ist, aufzuzeichnen.

Die zum Zweck der Überprüfung der Identität im Rahmen der Erfüllung der allgemeinen Sorgfaltspflichten herangezogenen Dokumente (z.B. Ausweise, Registerauszüge) sind zu kopieren oder optisch digitalisiert zu erfassen – dies gilt als Aufzeichnung der darin enthaltenen und vom GwG geforderten Identifizierungsangaben. Bei nachvollziehbar geringem oder erhöhtem Risiko gelten Sondervorschriften (s. §§ 14, 15 GwG). Weitere Formvorschriften zur Dokumentation enthält das GwG nicht.

Die von den Aufsichtsbehörden der Länder erstellten Dokumentationsbögen, die Sie im Downloadbereich finden, können eine Hilfestellung bei der Identifizierung von natürlichen und juristischen Personen sowie der Dokumentation insbesondere von verstärkten Sorgfaltspflichten darstellen – es besteht keine Pflicht, diese zu verwenden. Die bei den allgemeinen Sorgfaltspflichten vorgeschriebene Kopie der Identifizierungsdokumente muss – auch bei Nutzung der Dokumentationsbogen - vorliegen!

Die Aufbewahrung der aufzuzeichnenden Angaben kann auch digital erfolgen (vgl. hierzu § 8 Abs. 3 GwG).

Die Aufbewahrungspflicht nach dem GwG beträgt fünf Jahre – anschließend sind die Unterlagen unverzüglich zu vernichten.

Weitergehende Informationen entnehmen Sie bitte dem GwG sowie den Merkblättern/Broschüren der Aufsichtsbehörden.

Hinweis zu den Dateien im Downloadbereich: Bei der Nutzung bestimmter Browser können Sie die eingestellten Dokumentationsbögen nur dann ausfüllen, wenn Sie die PDF-Datei herunterladen.

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