RP macht deutsche Dokumente fürs Ausland fit

Darmstadt. Das Regierungspräsidium (RP) Darmstadt beglaubigt immer mehr öffentliche Urkunden und Bescheinigungen zur Vorlage im Ausland. Waren es im Jahr 2024 rund 11.000 Beglaubigungen, stieg die Zahl 2025 auf über 12.000. 

Fast 10.000-mal stellte das Team für Internationalen Urkundenverkehr beim RP 2025 eine Apostille aus. Im Apostille-Verfahren wird eine Beglaubigung im Ausland anerkannt, ohne dass die Botschaft des jeweiligen Ziellandes diese noch einmal begutachten muss.

Zu den häufigsten Anlässen zählen Passanträge für Kinder ausländischer Eltern, Ansässigkeitsbescheinigungen zur Vermeidung einer Doppelbesteuerung im Heimatland sowie Eheschließungen. Auch für Schule, Studium oder Beruf im Ausland werden regelmäßig Beglaubigungen benötigt. „Wichtig ist, frühzeitig zu klären, welche Unterlagen im Zielland erforderlich sind, und sich dann möglichst schnell mit uns in Verbindung zu setzen“, rät das RP.

Grundlage für das Apostille-Verfahren ist das Haager Übereinkommen von 1961. Rund 110 Staaten, die dem Abkommen beigetreten sind, verzichten auf das sonst übliche Legalisationsverfahren. Für Länder, die nicht teilnehmen, beglaubigt das RP im Regierungsbezirk Darmstadt ausgestellte öffentliche Dokumente – etwa Geburts- und Heiratsurkunden sowie Ansässigkeits- und Meldebescheinigungen. Anschließend ist jedoch noch eine Bestätigung durch die jeweilige Auslandsvertretung in Deutschland erforderlich. Allein in Südhessen wurden 2025 rund 3.000 solcher Beglaubigungen vorgenommen.

Bei jeder Beglaubigung prüft das RP die Echtheit der Unterschrift sowie die Befugnis der ausstellenden Person. Die Arbeit des Urkunden-Teams ist dabei nicht nur für Privatpersonen wichtig, sondern auch für Unternehmen: So bescheinigte das RP Darmstadt 2025 fast 1.000-mal die gute Herstellungspraxis von in Hessen produzierten Arzneimitteln für den Export.

Dokumente können – sofern nötig mit Vorbeglaubigung – montags, dienstags und donnerstags von 8:30 bis 12:30 Uhr ohne Termin persönlich beim RP vorgelegt werden. In der Regel werden sie nach kurzer Wartezeit direkt wieder ausgehändigt. Alternativ können Unterlagen per Post an das RP Darmstadt (Dezernat II 21 – Beglaubigungsstelle, 64278 Darmstadt) gesendet werden. Dabei sind die Angabe des Ziellandes sowie vollständige Kontaktdaten zwingend erforderlich. Das Antragsformular ist online abrufbar.

Die Gebühr für die Beglaubigung einer Urkunde beträgt aktuell 25 Euro. Weitere Informationen zum Internationalen Urkundenverkehr finden sich auf der Website des RP unter dem Stichwort „Beglaubigungen“.