Bei öffentlichen Aufträgen ist der Wettbewerb oft eingeschränkt, da es sich um spezielle Güter und Dienstleistungen handelt, die nur von einem oder wenigen Auftraggebern nachgefragt und von einem oder wenigen Unternehmen angeboten werden.
Daher unterliegen die Aufträge des Bundes, der Länder und der Kommunen als öffentliche Auftraggeber - mit Ausnahme von Bauaufträgen - besonderen Preisvorschriften, um einseitigen Marktmachtmissbrauch zu verhindern und für ein angemessenes Verhältnis zwischen Preis und Leistung zu sorgen.
Die Preisprüfer des Regierungspräsidiums stellen durch Einsichtnahme in die betrieblichen Unterlagen der Auftragnehmer fest, ob das öffentliche Preisrecht beachtet worden ist. Verstöße gegen die Preisvorschriften führen zur Nichtigkeit der Preisvereinbarung, an deren Stelle der preisrechtlich höchstzulässige Preis tritt.
Wenn sich dabei herausstellt, dass für eine vom öffentlichen Auftraggeber nachgefragte Leistung kein Markt existiert, darf das Unternehmen diese Leistung nur zu den tatsächlich für die Leistungserbringung entstandenen Selbstkosten, zuzüglich eines angemessenen Gewinnzuschlags, berechnen.
Die Preisprüfer nehmen ihre Aufgabe als neutrale Gutachter zwischen öffentlichem Auftraggeber und Auftragnehmer wahr. Sie tragen zum einen dazu bei, dass Steuergelder möglichst sparsam und wirtschaftlich verwendet werden, indem sie die Auftraggeber vor überhöhten Preisforderungen schützen, zum anderen verhelfen sie aber auch den Auftragnehmern dazu, auskömmliche Preise für ihre Leistungen zu erzielen.
Daneben werden die Preisprüfer des Regierungspräsidiums auch in Amtshilfe für verschiedene Bundesministerien tätig, um Zuwendungen, mit denen Forschungs- und Entwicklungsvorhaben von Privatunternehmen in Bereichen wie Elektro- und vernetzter Mobilität, erneuerbaren Energien, Softwaresystemen, Gesundheits-, Umwelt- und Nachhaltigkeitsforschung gefördert werden, zu prüfen. Die Zuwendungsempfänger müssen hierbei die tatsächlich durch die Fördervorhaben verursachten Kosten sowie die zweckentsprechende Verwendung der Fördermittel des Bundes nachweisen.
Im Schnitt werden jährlich um die 200 öffentliche Aufträge und Zuwendungen im Gesamtwert von etwa 120 Millionen Euro durch die Preisprüfer des Regierungspräsidiums Darmstadt geprüft, wobei durchschnittlich Einsparungen für die öffentliche Hand von über 2 Millionen Euro erzielt werden.
Rechtsgrundlage der Preisprüfung ist die Verordnung PR Nr. 30/53 über die Preise bei öffentlichen Aufträgen mit den zugehörigen Leitsätzen für die Preisermittlung auf Grund von Selbstkosten (LSP).