Die bei einem nichtöffentlichen Verwaltungsverfahren förmlich Beteiligten (Antragsteller, Antragsgegner, gegen die Behörde auf Antrag des Antragstellers tätig werden soll, und Personen, die von der Behörde zu dem Verfahren förmlich hinzugezogen wurden), erhalten Gelegenheit zur Stellungnahme, werden zu Besprechungen eingeladen und erhalten die abschließende Entscheidung vor Erlass zur Anhörung (§ 28 Hessisches Verwaltungsverfahrensgesetz - HVwVfG). Eine Benachrichtigung von der Einleitung eines Verfahrens und förmliche Hinzuziehung ist zwingend, wenn der Verfahrensausgang für Sie rechtsgestaltende Wirkung hat und Sie die Hinzuziehung beantragen (§ 13 HVwVfG). Soweit Ihre rechtlichen Interessen vom Verfahrensausgang betroffen sein können, steht eine Hinzuziehung im Ermessen der Behörde (§ 13 HVwVfG).
Die an einem nichtöffentlichen Verwaltungsverfahren nicht förmlich Beteiligten, die sich betroffen fühlen, können Anträge auf Akteneinsicht und Auskünfte beantragen oder förmliche Hinzuziehung beantragen. Sie können ferner zu dem Verfahren schriftlich (auch Telefax) oder telefonisch eine Stellungnahme abgeben, welche die Behörde von Amts wegen berücksichtigen wird. In geeigneten Fällen kann auch eine persönliche Besprechung, ein Ortstermin oder eine öffentliche Veranstaltung vereinbart werden, bei letzterer Form bestehen die im Merkblatt „Bürgerversammlungen“ genannten Bedingungen.
In einem öffentlichen Verwaltungsverfahren (zum Beispiel Planfeststellungsverfahren) besteht die Möglichkeit, innerhalb von zwei Wochen nach Beendigung der einmonatigen öffentlichen Auslegung der Planunterlagen Einwendungen gegen das geplante Vorhaben zu erheben. Die Einwendungen können schriftlich oder zur Niederschrift bei der auslegenden Gemeinde oder der Planfeststellungsbehörde erfolgen. Ferner kann die Behörde einen Erörterungstermin durchführen, bei dem die Einwendungen diskutiert werden. Auch außerhalb dieser förmlichen Möglichkeiten abgegebene Stellungnahmen werden von Amts wegen berücksichtigt. Soweit es die Arbeitskapazitäten zulassen, kann auch eine persönliche Besprechung, ein Ortstermin oder eine öffentliche Veranstaltung vereinbart werden.
Eine zusätzliche Möglichkeit ist die Beteiligung über eine Bürgerinitiative, eine Partei oder einen Verband, insbesondere eine anerkannte Naturschutzvereinigung.